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    Claves para organizar y promocionar un evento

    A la hora de organizar un evento, sea social, empresarial, un festejo, o una capacitación, es muy importante considerar la primera de las variables, la ubicación, por esa razón, es importante buscar diferentes lugares con la debida antelación, para realizar una exhaustiva evaluación, y así elegir el lugar que mejor se adapte a las necesidades concretas de su evento, por ejemplo si busca alquiler de espacios en Madrid

    , la oferta es muy amplia, pero a veces la disponibilidad de fechas no es la ideal, con lo cual deberá reservar con la máxima antelación, por último, no se conforme con cualquier recinto, busque el escenario ideal.

    Aquí compartimos algunas claves para organizar y promocionar su evento

    Necesitarás un plan de marketing DETALLADO.
    Crea un plan de marketing para el evento. Cuanto más organizado esté, más profesional será su evento.

    Defina buenas razones para que las personas se presenten.
    ¿Qué es el sorteo para los asistentes? Debe definir QUÉ está haciendo en el evento que traerá a esos asistentes objetivo a la puerta. Para un producto de consumo, podría ser una fiesta con demostraciones y regalos de entretenimiento y productos. Para una multitud de negocios puede ser contenido educativo o un orador experto muy conocido y emocionante. Sea lo que sea, no pierda la conexión con la razón por la que desea que este público en particular que clama entrar.

    Establezca por escrito por qué su mercado objetivo debería asistir, no asuma que los beneficios son obvios.
    Cuando promocione un evento, asegúrese de decirle a su mercado objetivo lo que aprenderán, con quién se reunirán y por qué deberían estar allí. No asuma que sus amigos le dirá a sus amigos. Si está utilizando oradores, entréguese una copia publicitaria para que puedan promocionar el evento a sus audiencias.

    Aprende a hablar con los medios
    Los periodistas están muy ocupados y siempre en la fecha límite ... no tienen tiempo para escuchar un discurso de venta. Hágales saber que existe la información y, para futuras historias, que usted es un experto en ese campo. Incluye esa información cuando llegues.

    Usa los hashtags de Twitter
    Twitter es excelente para promocionar eventos y para crear un sentido de comunidad en línea alrededor de un evento. Establece un hashtag único desde el principio. Busque en Twitter primero para asegurarse de que no esté en uso. Coloque el hashtag directamente en el sitio web del evento y, si usa el botón Tweet para compartir en el sitio, coloque el hashtag directamente en la palabrería prefabricada. Cuando las personas tuitean, promueve el evento automáticamente en Twitter.

    Utilice pre-eventos sociales en línea para promover el evento principal
    Para aumentar el interés en su evento, intente celebrar un Google Hangout o un chat de Twitter unas semanas antes del evento principal. Invite a algunos de sus oradores a participar en el evento social en línea. Dé una vista previa de lo que vendrá en el evento principal, haciendo una discusión sobre lo que los oradores cubrirán, o resalte las actividades. Genera anticipación.

    Comprar publicidad en redes sociales
    La compra de publicidad en las redes sociales a menudo es pasada por alto por pequeños eventos. Las plataformas de publicidad social (sobre todo, Facebook, LinkedIn y Twitter) ofrecen opciones de orientación en profundidad que pueden ayudar significativamente a llegar a nuestro público objetivo en nuestra ubicación geográfica. La buena noticia es que no se requieren grandes presupuestos y la venta de boletos se puede medir fácilmente.

    Utilizar YouTube para promocionar tu evento
    YouTube es el segundo motor de búsqueda en todo el mundo después de Google. Subir videos de nuestros eventos anteriores o entrevistas con nuestros oradores / artistas es una excelente manera de convencer a los posibles asistentes a hacer clic en comprar. El video proporciona señales visuales importantes que impactan fuertemente en nuestro proceso de toma de decisiones. Con los eventos siempre sentimos el riesgo de no saber qué pasará, el video alivia esa tensión.

    Crea un impresionante video promocional de bajo presupuesto
    Un poco de creatividad con algunos carteles, un clip de música sin royalties y una buena cámara de video para teléfonos inteligentes creará un video divertido para ayudar a difundir lo que está por venir. Aquí hay un buen ejemplo de video , que hizo eso con un presupuesto muy reducido, para promover un evento para pequeñas empresas.

    Involucrar a los bloggers locales
    Sé inteligente con los bloggers. Involucrar a los bloggers locales para participar en el evento suele ser una gran estrategia para ganar audiencia antes, durante y después del evento. Los bloggers suelen contar con un amplio alcance y no suelen seguir las reglas de los medios tradicionales.

    Aprovechar las plataformas de registro de eventos como Meetup
    Utiliza las plataformas existentes. Si este es tu primer intento de organizar un evento y te faltan las habilidades para promocionarlo, consulta Meetup.com . Además de ofrecer una suite para administrar eventos en línea, Meetup es un excelente referente para una audiencia relevante en su área. También cuenta con capacidades de registro y gestión de RSVP que son particularmente útiles si no tiene experiencia.

    Utilice el registro en línea
    La forma más fácil de asustar a la gente es tener un registro analógico (fax, giro bancario o solo en la puerta). Ofrezca registro en línea para asegurar la mayor cantidad de asistentes lo antes posible, lo que ayudará a pronosticar los números y liberar el presupuesto pronto.

    Inscríbase en sitios que atienden a su grupo
    Una vez que sepa a quién quiere asistir, el siguiente paso es ponerse frente a ellos. Hay sitios web que se especializan en enumerar eventos a nivel nacional (por ejemplo, Meetup) y localmente, así que comience allí e investigue cuáles son los más apropiados para incluirlos en la lista.

    Ofrezca incentivos a los socios locales para promoverlo
    Los comunicados de prensa que se envíen a los medios de comunicación relevantes lo ayudarán a generar un rumor en las noticias y podría considerar que los medios (en línea y fuera de línea) se involucren como socios. Reciben exposición en su evento a cambio de publicarlo. Si no quieren involucrarse en ese nivel, acérquense con la idea de organizar una competencia para que sus lectores ganen boletos.

    Facilita a tus oradores el dar a conocer a sus seguidores.
    Si tiene algún experto / orador presente, anímelos a dar a conocer su asistencia a sus seguidores de redes sociales / suscriptores de correo electrónico.

    Dar incentivos anticipados
    Los boletos de inscripción anticipada a una tarifa más barata son una excelente manera de obtener inscripciones tempranas, dando a las personas un incentivo para actuar ahora en lugar de esperar y olvidar.

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